Para ver la información de las versiones de Gesta hace click aquí.
Desde esta pantalla, vas a poder dar de alta nuevas facturas. El alta de facturas tiene distintas partes, que te detallaremos a continuación:
Encabezado
Los primeros datos que le ingresarás a la factura están en el encabezado, y son:
- Nro Fact.: Está grisado porque, como se dijo anteriormente, es un número que ingresa Mastersoft cuando la factura pasa a estar Emitida.
- Tipo: Se refiere a si es una factura, una nota de crédito o una nota de débito.
- Empresa: Es por si varias empresas usan la misma pantalla de facturación, que puedas diferenciar desde cuál empresa estás dando de alta la factura.
- Cliente: Es el cliente para el cual estás haciendo la factura, al que le vas a cobrar los revenues que declaraste.
- Ley Soft.: Es por si, por el tipo de factura, hay alguna ley de software vigente. Una factura puede no ser promocionada, promocionada en Argentina o promocionada en el exterior.
- Estado: El estado en el que se encuentra la factura.
- Moneda: Es el tipo de moneda que vas a elegir que le corresponde a toda la factura.
- F. Cierre: Es la fecha en la cual se va a facturar la factura.
- Resp.: Es a quien vas a nombrar como responsable de la factura.
- Jurisdic.: Es la jurisdicción que tendrá la factura.
- Factura Futura: Podes marcar para que la factura sea futura.
- La creas, pero aún no le vas a asociar ni revenue ni gastos.
- A las facturas futuras, les podés asociar revenue o gastos cuando ya están emitidas.
Información: Si la factura es de EEUU, no es emitida desde Mastersoft. Tenes que avisarle al área de Administración, para que le pongan manualmente el estado «Terminada», y se envíe a EEUU para que la emitan y devuelvan los datos correspondientes.
Importante: Cuando hayas completado todos los datos del encabezado, deberás presionar el botón «Agregar», para guardar los valores y que te aparezcan los campos para cargar el detalle de la factura.
Si estás creando una nota de crédito, al terminar de completar el encabezado, te aparecerán dos campos adicionales, para que cargues los datos de la factura asociada a la nota de crédito.
Si cargas un número de factura incorrecto, te aparecerá un mensaje informándote pero te dejará guardar el dato de todas maneras.
Importante: Si no querés asociarle ninguna factura a la nota de crédito, deberás poner un tipo cualquiera de factura y, en el número, completar con 0s el número de la misma (O poner un número de factura que no exista).
Importante: No olvides guardar el encabezado luego de haber completado los datos de la factura.
En el detalle de la factura, tendrás 6 pestañas: Detalle, Gastos, Orden de Compra, Revenue, Datos de Envío y Bitácora.
Detalle
En ésta pestaña, es donde vas a poner las líneas que estarán visibles para el cliente en la factura, detallando en qué usaste la plata disponible.
La suma de lo que ingreses en el monto de las líneas de detalle, será el monto total de la factura.
Para agregar una nueva línea de detalle, podrás escribir un texto libre, un monto libre, y deberás presionar sobre el signo de más verde, al comienzo del registro. Para eliminar una línea de detalle existente, tenes que presionar sobre el icono de tacho de basura.
Información: Podés poner líneas de detalle con monto igual a cero, en caso de que lo necesites.
Importante: Para las líneas de detalle, podes usar el nivel de detalle que consideres necesario, pero no te puede quedar monto sin detallar.
Importante: Debajo de las líneas de detalle, te aparecerán:
- El monto total que vas acumulando en la factura.
- La cantidad de revenue y los gastos que declaraste en la factura, pero que no pusiste en el detalle.
- El monto afectado de la orden de compra que te queda sin usar.
Si completas el campo de contacto te aparecerá, en la factura, la leyenda Contacto: y lo que escribiste. Es una campo libre, para que ingreses un nombre, un teléfono, una dirección o nada, lo que consideres necesario.
Gastos
Para ver como dar de alta gastos, hace click aquí.
En esta pestaña, le vas a poder asociar a la factura los gastos que se le atribuyan al cliente.
Por cada registro de gasto, tenes los campos:
- Gasto: Tenes que seleccionar uno de los gastos que ya tenías cargado, en la pantalla de gastos.
- Disponible: Es el monto del gasto que aún no facturaste, ni agregaste a la factura actual.
- Monto: Es el monto del gasto que vas a facturar, en la factura actual.
Para agregar un nuevo gasto a la factura, completas todos los campos y presionas en el icono de más verde al comienzo del registro o, para eliminar un registro de gasto existente, presionas sobre el icono de tacho de basura.
Podes modificar un registro de gasto existente, presionando sobre él, cambiando los datos que necesites y presionando el tilde verde para confirmar los cambios, o en la cruz roja para descartarlos.
Orden de Compra
Para ver como dar de alta ordenes de compra, hace click aquí.
En esta pestaña, vas a ingresar la orden de compra del cliente, de donde consumís dinero para la factura.
Las ordenes de compra son por cliente, y las podes usar en todos los proyectos que pertenezcan a ese cliente.
No vas a poder trabajar sin orden de compra, a menos que hayas arreglado un plan de facturación especial con el cliente, el cual deberás informar para ver el tratamiento adecuado.
La orden de compra pendiente la vas usando a medida que vas facturando revenue o gastos.
Por cada registro de orden de compra, tenes los campos:
- OC: Línea de detalle, de la orden de compra, de la que vas a consumir para la factura.
- F.Baja: Fecha a partir de la cual la factura ya no tiene validez.
- Descripción: Nombre de la orden de compra que estás usando.
- Monto disponible: Cantidad de plata que aún podes usar de la orden de compra que elegiste.
- Monto afectado: Cantidad de plata de la orden de compra que vas a usar en la factura.
Información: Una orden de compra es una autorización de plata, una promesa de pago. Podes usar una o más OCs en la misma factura.
Para dar de alta una línea de orden de compra, tenes que completar todos los campos y presionar sobre el signo de más verde, que está al comienzo del registro o, para eliminar una línea de orden de compra existente, presionas sobre el icono de tacho de basura.
Podes modificar un registro de orden de compra existente, presionando sobre él, cambiando los datos que necesites y presionando el tilde verde para confirmar los cambios, o en la cruz roja para descartarlos.
En un recuadro verde, podes ver la cantidad de dinero cubierto por la orden de compra, según:
- Si el monto es de color negro y positivo, es que declaraste, en el detalle de la factura, más dinero del que pusiste como afectado por la orden de compra.
- Si el monto es de color rojo y negativo, es que declaraste, en el detalle de la factura, menos dinero del que pusiste como afectado por la orden de compra.
- Un cero, cuando el monto que declaraste en el detalle es igual al monto que pusiste como afectado en la orden de compra.
Revenue
Para ver como declarar revenue, hace click aquí.
En esta pestaña, ingresarás el revenue que declaraste y que vas a asociar a la factura. El revenue que declares, lo vas a «matar» o consumir asociándolo a una factura.
Por cada registro de revenue, tenes los campos:
- Proyecto: Es el proyecto en donde estás declarando el revenue. Te aparecerán todos los proyectos que puedas administrar comercialmente.
- Descripción: Son los revenues que tenes pendientes de facturar, del proyecto que tenes seleccionado. La descripción de cada detalle de revenue se descompone en:
- Id: identificador único del revenue.
- Período: Período en el que declaraste el revenue.
- Descripción: El nombre del perfil/persona/hito que está en el acuerdo.
- Monto disponible: Es la cantidad de revenue que declaraste y aún no facturaste.
- Monto afectado: Es la cantidad de revenue que declaraste y que vas a cobrar en la factura.
- Comentario: Son las aclaraciones que consideres necesarias sobre los registros de revenue.
Podes agregar un nuevo registro de revenue completando todos los campos y presionando el signo de más, al comienzo de la línea, o eliminar una línea de revenue existente, presionando sobre el icono de tacho de basura.
Para modificar un registro de revenue existente, sólo tenes que presionar sobre la línea, realizar los cambios que necesites y presionar, al comienzo del registro, el check verde para confirmar los cambios o la cruz roja para descartarlos.
En el recuadro verde, podés ver:
- El total de detalle que no está asociado con un revenue o un gasto.
- El total de revenue asociado a la factura
Importante: Para que puedas terminar una factura, la suma entre los revenues y gastos deberá ser igual al detalle. Si necesitás que sean menores, deberás encender la marca de Factura Futura y guardar el encabezado de la factura.
Tenes la opción de filtrar los revenues que podés seleccionar según:
- Sólo UN: Te aparecerán solamente los revenues de los proyectos que son de tu unidad de negocio.
- Sólo proyectos de CLIENTE: Te aparecerán solamente los revenues de los proyectos que pertenecen al cliente del cual estás haciendo la factura.
Importante: Si no seleccionas ninguno de los dos filtros, te aparecerán todos los revenues que puedas asignar a la factura, aunque sean de otros clientes o unidades de negocio.
Autogenerar Revenue
Si presionas sobre la flecha de recargar, junto la selección de proyecto, se te generará una sugerencia de declaración de revenue automática.
Lo primero que verás, será que se abre una pantalla con todos los revenues pendientes del proyecto que tengas seleccionado en el campo «Proyecto». Esta pantalla es la de pre-carga, los revenues que te aparecen aún no están asociados a la factura.
Tenes las columnas:
- Revenue: Es la descripción del revenue que vas a agregar a la factura.
- Fecha: Es en la cual impacta el revenue.
- Monto afectado: Es el monto del revenue que vas a agregar a la factura.
- Pendiente: Es el monto que aún tenes disponible para facturar del revenue.
Sobre el cuadro de revenue tenes los totales:
- Detalle: Es lo que te queda del detalle de la factura sin revenue asignado.
- Diferencia: Es la diferencia entre el detalle de la factura sin revenue y el revenue que estás asignando a la factura. Cuando este valor es cero, estás cubriendo todo el detalle de la factura.
La funcionalidad te asignará automáticamente los montos de los revenues, hasta llegar al monto del detalle de la factura, de la siguiente manera:
- Mientras no alcances el monto de la factura, se va a asignar todo el monto pendiente del detalle de revenue.
- Al último detalle se le asignará monto pendiente hasta alcanzar el total de la factura.
- Si tuvieras más revenue pendiente, se va a mostrar con importe asociado en cero.
Importante: Podes modificar los montos asignados de los revenues según lo necesites, más allá de la recomendación inicial.
Información: El orden en que te aparecen los revenues es por fecha en la impactan, primero los más viejos y por último el más reciente.
Al presionar el botón Aceptar, se te asociarán a tu factura todos los detalles cuyo monto asociado sea mayor a cero.
Datos de Envío
En ésta pestaña, vas a hacer anotaciones referidas al cliente y, esos datos, los va a usar el área de administración.
Los datos de envío que tenes para ingresar son:
- Destinatario: A quien le estás mandando la factura.
- Cuerpo: Son las aclaraciones que necesites hacerle a administración sobre el cliente.
También, tenes la opción de enviar un e-mail al momento de enviar la factura. Tenes que ingresar a quiénes se les va a enviar el e-mail, si va a tener algún texto prearmado y marcar, con un check, si querés que te llegue una copia del e-mail.
Importante: Cuando hayas completado todos los campos de la pestaña, deberás presionar el botón «Agregar» para guardar los cambios.
Bitácora
Desde ésta pestaña, podés ingresar comentarios (Como en los módulos y en las tareas), sobre la factura.
Importante: Para que los comentarios se guarden, deberás presionar el botón «Publicar».
Información: Cada vez que cargues un comentario, se le enviará un email al responsable de la factura, a los responsables de los proyectos involucrados en la factura, y a un grupo de e-mail del área de administración.