Un diagrama de Gantt es la representación gráfica de la cantidad de tiempo que le dedicas a cada una de las tareas de un proyecto, lo que te resultará de utilidad para ver la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que tiene.

Es muy útil para que puedas ver la situación de un proyecto.

El sector de las tareas está separado en columnas, cada una representa un día y, arriba, podes ver cual es su número y a qué mes pertenece. Los colores de las columnas tienen un significado:

La cantidad de días máximo que podrás ver está configurado con anterioridad y puede modificarse.

Tareas

Las tareas las podrás ver como barras horizontales, también diferenciadas por colores.

Los nombres de las tareas(en la parte izquierda de la pantalla), tienen el mismo nombre con el cual las ves en el kanban.

1) Las barras blancas te marcan todo el tiempo desde la fecha de inicio planificada hasta la fecha de fin planificada de la tarea.

2) Las barras verdes son el estimado a completar de cada tarea, es decir, la cantidad de horas que pusiste para terminar la tarea en períodos de 8 horas.

Donde comienzan las barras verdes tenes el total de horas que faltan para terminar la tarea (Si cuando creaste la tarea ingresaste el EAC, es ese valor, sino, calcula las horas presupuestadas menos las incurridas y, si tampoco pusiste las horas presupuestadas, entonces no te aparecerá). Siempre se muestran un día después del actual porque son estimadas.

Tienen una fecha de inicio de EAC que sirve para que se le resten, a las horas estimadas, las horas incurridas luego de esa fecha.

Información: Al hacer doble click sobre cualquiera de las barras, ingresas a la edición de la tarea/módulo, según dónde te encuentres.

3) Las barras celestes que estan dentro de las fechas planificadas, son las horas que se le presupuestaron al cliente.

4)  Las barras azules de un solo lugar son las horas incurridas. Es decir te marca los días en los que cargaste horas a la tarea y cuántas horas cargaste.

La primer fila de cada persona es el sumatorio. Si el día es anterior al actual(Campos gris oscuro), podrás ver la suma de las horas incurridas por día y, si la fecha es posterior al día de hoy(Campos gris claro), podrás ver la suma del EAC por día.

También podrás ver si hay desvíos entre el EAC y las fecha planificadas, ya que en ese caso cambia de color del campo de sumatoria en ese día.

• Si incurrieron exactamente 8 horas en un día o si tenés un EAC que sea menor o igual a 8 horas por día, podrás ver el campo de sumatorio de color verde.
• Si incurrieron menos de 8 horas en un día o si no tenés EAC, podrás ver el campo de sumatorio de color naranja.
• Si se incurrieron más de 8 horas en un día o si tenés un EAC que tenga menos de 8 horas o exactamente 8 horas, podrás ver el campo de sumatorio de color verde.

Información: Si el EAC tiene menos de 8horas o exactamente 8horas, el campo de sumatoria de ese día/s siempre sumará 8 horas. En casos donde queden horas con desimales siempre se redondeará para arriba y se mostrará un número entero.

Tareas con fechas planificadas y horas presupuestadas

Cuando tenes horas presupuestadas en alguna tarea, las podrás ver en el diagrama de Gantt de alguna de las siguientes maneras:

La línea de horas presupuestadas es celeste y coincide con la de planificado y podés ver la cantidad de horas que están presupuestadas.

Las horas presupuestadas llevan menos tiempo del planificado y su barra se ve más chica y celeste y podés ver la cantidad de horas que están presupuestadas.

Las horas presupuestadas son un poco más que las del planificado por día(más de 8hs y menos de 9hs),la línea se dibuja para que coincida con el planificado. La línea es amarilla, podes ver la cantidad de horas que se presupuestaron y la cantidad de horas que se debería trabajar por día en la tarea para terminarla a tiempo.

Las horas presupuestadas son más que las del planificado por día(Más de 9hs), la línea se dibuja para que coincida con el planificado. La línea es roja, podes ver la cantidad de horas que se presupuestaron y la cantidad de horas que se debería trabajar en la tarea por día para terminarla a tiempo.

EAC(Estimado a completar)

En el caso de que tus tareas tengan EAC, se verá de alguna de las siguientes maneras(La línea blanca es el planificado, la línea celeste es el presupuestado y los casilleros grises son los incurridos).

El EAC es menor o igual a lo que te resta para cumplir con las fechas planificadas, por lo que se ve de color verde.

Podrás ver tanto las horas presupuestadas como las estimadas de las tareas.

El EAC te muestra que, para que puedas terminar en fecha, tendrás que trabajar más de 8 pero menos de 9 horas diarias. La línea es de color amarillo y podrás ver tanto las horas estimadas como la cantidad de horas por día necesarias para terminar la tarea a tiempo.

El EAC te muestra que, para que puedas terminar la tarea en fecha, tendrás que trabajar más de 9 horas diarias. La línea es de color rojo y podrás ver tanto las horas estimadas como la cantidad de horas por día necesarias para terminar la tarea a tiempo.

Información: Si el EAC o las horas presupuestadas duran más que las fechas planificadas, las barras no siguen de largo sinó que se cortan en la fecha de fin planificada y se ponen del color que corresponda.

Importante: El EAC siempre se compara con las fechas planificadas para ver el desvío y cambiar de color, no con las horas presupuestadas.

Filtros

Podes seleccionar como querés ver la planificación de las tareas usando los filtros que aparecen cuando presionas el icono del embudo .

Importante: Para que el filtro comience a funcionar deberás presionar el botón «Aplicar».

Si seleccionas el filtro «Solo con fechas», aparecerán sólo las tareas que tienen cargada alguna fecha u horas(Fechas planificadas u horas presupuestadas).

Estados Activos: Podrás ver las tareas que tienen un estado que sea activo pero que esté detenida de alguna manera(En prueba en el cliente, en estimación en el cliente, etc).

Estados En curso: Podrás ver las tareas que tienen un estado de trabajo en la empresa(En desarrollo, Asignada, etc).

Información: Siempre te aparecerá marcado por defecto para mostrar todas las tareas y sólo por fechas, pero también las podes ordenar de otras formas:

• Totales por Persona : Podes ver sólo a las personas como recursos del proyecto o team,  las horas de las tareas son las horas acumuladas de estimación e incurridas de todas las tareas que tienen a cargo. de cada persona aparece el nombre, apellido y puesto.

• Totales por Tarea: Podes ver sólo las tareas, las horas que aparecen son las horas acumuladas de estimación e incurridas de todas las personas que están trabajando en ella y le imputan horas. El nombre se compone por el nombre del módulo más el de la tarea.

• Totales por Módulo: Podes ver sólo los módulos, las horas que aparecen son las horas acumuladas de estimación e incurridas de todas las tareas que componen el módulo.

Modificar Gantt

Cuando estás visualizando el Gantt, no tienen porqué ser datos estáticos.

Los datos que se pueden modificar son las fechas planificadas, las horas presupuestadas y el EAC, redimendionándolos(Sea para que ocupen más días u horas o menos).

Las acciones que tenés disponibles en el Gantt son:

• Cambiar la fecha de inicio planificada: Presionas sobre el comienzo de la línea de fechas planificadas  que quieras que cambie y la arrastras hacia adelante o hacia atrás para redimensionarla y cambiar la fecha.
• Cambiar la fecha de fin planificado: Presionas sobre el final de la línea de fechas planificadas que quieras que cambie y la arrastras hacia adelante o hacia atrás para redimensionarla y cambiar la fecha.
• Cambiar las horas presupuestadas: Podés achicar y agrandar la línea de horas presupuestadas presionando sobre ella y arrastrando para que sean más o menos horas. Siempre se graficarán a partir de la fecha de inicio planificado.
• Cambiar el EAC: Podés achicar y agrandar la línea de EAC presionando sobre ella y arrastrando para que sean más o menos horas estimadas. Se graficarán a partir de la fecha de inicio planificada, a menos que esa fecha sea anterior a la fecha actual, en ese caso, el EAC se grafica en el día siguiente al actual.
• Cambiar una tarea de recurso: Podés presionar sobre una tarea y moverla al sector de tareas de otra persona para cambiar la asignación del recurso.
  • Se asignará el nuevo recurso a la tarea.
  • Se desasignará al anterior recurso de la tarea.
  • La tarea no se eliminará de la lista de tareas del anterior recurso, se cortarán todas las líneas de fechas y horas el día que cambiaste el recurso pero los datos anteriores se mantendrán.

Información: Para las tareas que no tienen fechas planificadas, cuando muevas las horas presupuestadas a una fecha futura, se asignará dicha fecha como fecha de inicio planificada y, la fecha que hayas puesto para que terminen las horas presupuestadas, se pondrá como fecha de fin planificado.

Información: Cuando cambies alguna cosa en el diagrama de Gantt, se verá reflejado automáticamente en la etiqueta de la tarea que se encuentra en el kanban.

Orden en que se grafican las tareas

• Si las tareas tienen horas planificadas, se graficará primero la tarea con fecha de inicio planificada más antigua.
• Si las tareas no tienen fechas planificadas o si tienen la misma fecha planificada, se graficará primero la que tenga mayor prioridad.
• Si las tareas no tienen prioridad o tienen la misma prioridad, se graficará primero la que sea más antigua.
• Si las tareas no tienen fechas planificadas ni prioridad(o tienen la misma) y tienen la misma antiguedad, se grafican en cualquier orden.